Porovnání dvou verzí smlouvy během pěti minut: nemožné zadání!
autor: Komerční sdělení publikováno: 16.06.2016
Bez ohledu na formát dvou kopií – vytištěné na papíře, v souboru PDF nebo prostě na fotografii pořízené chytrým telefonem – je tento úkol proveditelný. A můžete zapomenout na únavnou zevrubnou kontrolu dokumentů.
Smlouvy zpravidla podepisují dvě strany a jedna z nich má vždy méně štěstí – ta, která podepisuje jako poslední. Když jste (vy, tj. vaše společnost) v pozici takové strany, jistě se chcete ujistit, že podepisujete přesně to, co bylo domluveno. Podepsaný dokument se vám obvykle dostane do ruky na papíře a v takovém okamžiku není možné porovnávání v digitální formě. Jak se však říká: „V Boha věříme, ale vše ostatní je nutno kontrolovat“. Musíte tedy věnovat čas pročtení podepsané smlouvy a porovnání jejího znění s textem, na kterém jste se s protistranou dohodli. Jde o zoufale neefektivní, časově náročný, duševně únavný proces, který je náročný i pro oči. A upřímně řečeno – nejspíš takové situace nesnášíte.
Co s tím tedy můžete udělat? Nešlo by vše zvládnout během 5 minut, aniž by bylo nutno kontrolovat každý jednotlivý znak, odstavec a stránku? V dnešním moderním, digitalizovaném světě je možných mnoho věcí, jen o nich nejspíš ještě nevíme. Takže – pro efektivní zvládnutí takového úkolu potřebujete:
1) jakékoli zařízení, které dokáže zaznamenat obrázky dokumentů v dostatečně vysokém rozlišení – chytrý telefon s kvalitním fotoaparátem, skener, multifunkční zařízení apod.;
2) profesionální software pro rozpoznávání textu, např. ABBYY FineReader;
3) Microsoft Word.
Prvním krokem je vytvoření digitální kopie dokumentu a její uložení ve formátu PDF, JPG, BMP apod. To trvá přibližně 30 sekund. Poté je tento soubor potřeba otevřít v aplikaci ABBYY FineReader. Její nejnovější verze – ABBYY FineReader 12 – spustí proces rozpoznávání na pozadí v okamžiku, kdy v ní obrázek otevřete. Používání softwaru pro rozpoznávání textu celý proces významně urychluje. Po dokončení rozpoznávání, které podle rozsahu dokumentu může trvat až několik minut, dostanete přesnou kopii dokumentu v textovém editoru a tu následně můžete uložit ve formátu programu Microsoft Word. Ten snadno najde a zobrazí veškeré rozdíly mezi dvěma verzemi dokumentu. V konečném důsledku budete potřebovat již jen pár minut a získáte porovnání dokumentů v textovém editoru. A pak už stačí jen chvilka na kontrolu nalezených rozdílů, což zvládnete i na monitoru. A je to!
A proč zvolit aplikaci ABBYY FineReader? Protože zaručuje vysokou přesnost převodu textu i v češtině, což je z hlediska následného porovnávání dokumentů naprosto zásadní. Software správně rozpozná 99,8 % textu a přesně reprodukuje i formátování dokumentu. A několik zbývajících chyb lze snadno opravit přímo v aplikaci FineReader díky nástroji „Ověřit text“. Používání softwaru pro rozpoznávání textu snižuje čas ověřování mnohonásobně, v řádu násobků několika desítek. Díky tomu získáte plně ověřenou kopii vytištěného dokumentu nebo souboru PDF pro porovnávání, a to ve formátu programu Microsoft Word.
Nástroj k ověření textu vás provede po jednotlivých nejistých znacích jejich zvýrazněním, aby se zajistilo, že vám neujde žádná chyba. V horní části okna uvidíte i fragment neskenovaného dokumentu, takže se nemusíte koukat na papír, abyste ho porovnali s originálem. Současně se kontroluje pravopis – tj. program FineReader zobrazuje slova, která nejsou ve slovníku, a navrhuje možné varianty – musíte pouze kliknout na vhodnou variantu, aby se opravila chyba.
Může se to zdát poněkud komplikované, ale ve skutečnosti tomu tak není. Ačkoli ABBYY FineReader je výkonný, profesionální software pro rozpoznávání znaků a nabízí mnoho možností, jeho používání je velmi jednoduché. Nemusíte věnovat dlouhé minuty svého drahocenného času snaze naučit se ho ovládat. Chcete-li převést dokument do libovolného z podporovaných formátů s možností úprav, stačí vám jen kliknout myší na několik tlačítek – a software již udělá vše za vás. Jeho rozhraní je intuitivní a jeho funkce pochopí každý, kdo pracuje na počítači. Sami se přesvědčíte, kolik času vám dokáže ušetřit. A vlastně nejen času: kompletní kontrola a ověření textu představuje únavnou rutinní práci a unavený člověk dělá chyby, aniž by to zaznamenal. Software se naopak nikdy neunaví.
Pokud stále ještě ověřujete dokumenty staromódním způsobem, tedy čtením vytištěných verzí a jejich porovnáváním s originály, zkuste náš nový způsob a přesvědčte se sami, jakého rekordního času dosáhnete. Pravděpodobně již používáte program Microsoft Word a v kapse máte chytrý telefon s fotoaparátem, takže stačí jen stáhnout si 15denní zkušební verzi aplikace FineReader zde: www.ABBYY.cz.