Kontrola tištěných verzí smluv a jejich verzí v PDF: existuje nějaký jednoduchý způsob?

autor: Komerční sdělení
publikováno: 07.12.2016

Kontrola dohod, smluv a dalších typu právnických dokumentů představuje jednu ze základních součástí práce právníka. Když dostanete dokument v nějakém textovém souboru (např. z aplikace Microsoft Word), je jasné, co máte dělat: otevřít ho v aplikaci Word, provést v něm změny a přidat komentáře. V případě, že dostanete vytištěný, naskenovaný nebo ofocený text smlouvy nebo její PDF verzi, není to však ani zdaleka tak jasné. Běžný úkol se změní na významně složitější a časově náročnější práci.

Jak lze jasně spojit komentáře s odpovídajícími odstavci? Jak lze navrhnout změny v textu bez nutnosti přepisovat jeho dlouhé části? Jak udržet obecnou celistvost vaší odpovědi, obzvláště pokud potřebujete přidávat komentáře a navrhovat změny v rámci stejného dokumentu? Jako profesionál musíte splňovat očekávání svých klientů a poskytovat jim vysoce kvalitní, logické a jasně srozumitelné odpovědi. Při však právě vy, vzdělaná, inteligentní (a také velmi dobře placená) osoba musíte trávit čas přepisováním?!

Nemusíte. Nemusíte ztrácet čas ani z toho být zbytečně nervózní, protože existují softwarové nástroje, s nimiž je práce se soubory PDF a naskenovanými dokumenty téměř tak snadná jako práce dokumenty vytvořenými v aplikaci MS Word.

Vy i vaši klienti jste pravděpodobně zvyklí na práci s dokumenty v aplikaci Microsoft Word nebo v jiném textovém editoru, takže nejlepší způsob, jak se s výše uvedenými složitými problémy vypořádat, je použití profesionálního softwaru OCR. V České republice je zdaleka nejznámějším představitelem takového typu softwaru aplikace FineReader 12 společnosti ABBYY. Převádí tištěné dokumenty, jakékoli typy obrázku dokumentu (naskenovaného nebo vyfoceného) nebo soubory PDF do textového dokumentu, s nímž se pohodlně pracuje a který se snadno upravuje. Tento software také rychle převádí jen části textu nebo tabulky bez nutnosti převodu celého dokumentu. Aplikace ABBYY FineReader v každém případě převede dokument o několiksetkrát rychleji než i ta nejvýkonnější písařka. Pokud tedy ručním přepisováním strávíte, řekněme, 15 minut, software OCR stejnou práci stihne za několik sekund.

Další velmi důležitou vlastností aplikace FineReader je schopnost přesně převádět text a formátování dokumentů. FineReader dělá při převádění méně chyb než lidé při přepisování. A dokonce i když se nějaké vyskytnou, s pomocí vestavěného nástroje Ověřování je lze snadno a rychle odstranit. Pokud jde o formátování, vytištěná smlouva převedená do aplikace MS Word bude obsahovat stejné číslování odstavců, názvy kapitol, záhlaví i zápatí a číslování stránek jako původní dokument.

A v neposlední řadě – moderní software OCR se opravdu snadno používá a je uživatelsky přívětivý. Jde o typ softwaru, který si každý může nainstalovat do počítače a začít ho okamžitě používat. Vyzkoušejte si to sami – stáhněte si zkušební verzi aplikace FineReader zdarma z českých webových stránek ABBYY a přesvědčte se sami, že práce s dokumenty může být opravdu velmi pohodlná.