Elektronická evidence tržeb u advokáta, 2. část
publikováno: 26.02.2018
V minulém článku jsme popisovali situace, kdy je potřeba evidovat tržby. V dnešním dílu poskytneme návod k samotné přípravě na evidenci tržeb. Pokud sami nepřijímáte tržby v hotovosti, platební kartou a obdobným způsobem, doporučujeme přečíst alespoň třetí část tohoto článku, kde rozebíráme varianty zastoupení. Přijímá-li advokát tržby/příjmy jménem svých klientů, bude se jej také týkat elektronická evidence.
Třetí fáze EET, od 1. 3. 2018, se dotkne i svobodných podnikání, tj. mimo jiné i lékařů, veterinářů, daňových poradců a právníků.
Ačkoli se může zdát, že povinnost evidovat tržby je ještě vzdálená, není důvod otálet s přípravou. Jakékoli zpoždění v zahájení evidence může přinést zbytečné sankce, které již finanční správa začala rozdávat a které se mohou vyšplhat až do výše 500 000 Kč.
1. Jak začít evidovat – přístup do portálu EET
Pokud poplatník vyhodnotí, že mu vznikne povinnost evidovat tržby, tj. předpokládá příjem v předepsané formě (tj. především v hotovosti), a jedná se o příjmy, které zakládají rozhodný příjem, je třeba se na tuto povinnost připravit předtím, než takový příjem poplatník obdrží.
Prvním krokem každého poplatníka musí být podání žádosti o získání autentizačních údajů. Pomocí těchto údajů se poplatník přihlašuje do webové aplikace Elektronické evidence tržeb, skrze kterou poplatník provádí následně registraci svých provozoven, spravuje certifikáty k nainstalování do svého pokladního zařízení, online sleduje jím zaevidované tržby atp.
O autentizační údaje lze zažádat dvěma způsoby:
• osobně na finančním úřadě, nebo
• osobně skrze přihlašovací údaje do datové schránky.
Žádost o autentizační údaje podaná jiným způsobem nebude platná a autentizační údaje na jejím základě nebudou vydány.
Poplatníci, kteří mají datové schránky, mohou o autentizační údaje požádat prostřednictvím elektronického formuláře na daňovém portálu finanční správy.[1] Po vyplnění formuláře bude pro jeho odeslání třeba použít přihlašovací údaje do datové schránky.
Poplatníkovi pak budou autentizační údaje zaslány do datové schránky, skrze kterou žádost zasílal. Lhůta pro zaslání údajů není stanovena a závisí na vytíženosti příslušného finančního úřadu, zpravidla jsou však údaje zasílány v řádech jednotek dnů.
Pro poplatníky, kteří nemají datovou schránku, případně chtějí mít autentizační údaje k dispozici co nejdříve, existuje ještě druhá varianta, jak je získat. Osobně si lze autentizační údaje vyzvednout na kterémkoli finančním úřadě v České republice. Autentizační údaje budou předány pouze oprávněné osobě a v případě, že si o ně nemůže zažádat samotný poplatník, může k tomuto úkonu zplnomocnit svého zástupce. Plná moc musí být úředně ověřená a rozsah zmocnění musí být v plné moci pečlivě vydefinován.
Zástupce poplatníka se při osobním vyzvednutí autentizačních údajů na finančním úřadě musí prokázat plnou mocí, ve které bude specifikováno, že zástupce je zmocněn nejen k podání žádosti, ale i k převzetí autentizačních údajů. Vzhledem k tomu, že tyto dva úkony jsou při osobní žádosti spojeny v jeden, je nezbytné, aby byly oba v plné moci uvedeny. Autentizační údaje budou předány rovněž zástupci jednajícímu na základě všeobecné plné moci ke všem úkonům ve věcech správy daní nebo na základě plné moci určené pro všechny úkony v oblasti evidence tržeb.
Autentizační údaje, o které je žádáno osobně, jsou okamžitě předány přímo poplatníkovi či jeho zástupci v zapečetěné obálce s tím, že do druhého dne budou aktivovány a bude se možné přihlásit do portálu EET.
2. Portál EET – zaregistrování provozoven a získání certifikátů
Jakmile poplatník získá autentizační údaje, musí se do 60 dnů přihlásit do portálu EET a změnit si heslo (první heslo, které dostane poplatník s autentizačními údaji, má omezenou platnost). K portálu existuje dokument shrnující základní informace o funkcích portálu[2] a detailnější manuál,[3] který doporučujeme použít v případě, že na první pohled nebudete vědět, jak se v portálu pohybovat.
V portálu je k evidenci nutné:
2.1. Zaregistrovat provozovny poplatníka
Provozovnou pro účely elektronické evidence se rozumí místo, kde běžně dochází k přijímání evidovaných plateb. Provozovny se dělí na tři typy: stálá (kancelář, obchod), virtuální (e-shop), mobilní (food truck, vozidlo taxislužby). Každá provozovna musí být na portálu zaregistrována. Nejčastěji se tedy bude jednat o adresu kanceláře. V případě, že nárazově přijímáte tržby i na neurčitých místech (např. u klientů), vystačíte si s provozovnou. Po registraci (a vyplnění základních identifikačních údajů o provozovně) vám na portálu bude přiřazeno ID provozovny. Toto je potřeba pro správné nastavení pokladního systému.
2.2. Získat certifikát pro pokladní zařízení
Každé zařízení pro evidenci tržeb musí být vybaveno certifikátem. Každý podnikatel si tedy v portálu musí založit žádost o vygenerování certifikátu (detailnější návody, jak na to, lze nalézt zde[4]). Po založení žádosti (při jejímž podání si volíte heslo) se na portálu obratem objeví certifikát ke stažení. Tento soubor poté musí být nahrán do pokladního zařízení a také do pokladního zařízení bude nutné zadat heslo certifikátu zvolené při podání žádosti o vytvoření certifikátu. Každý poplatník si může vygenerovat libovolné množství certifikátů. Jeden certifikát ale může být použit i ve více zařízeních, proto se dá očekávat, že pokud advokát bude mít více pokladních zařízení, bude mít pouze jeden certifikát. Upozorňujeme, že pokud pokladní zařízení dáváte do opravy (nebo vyřazujete), je vhodné certifikát ze zařízení vymazat, aby nedošlo k jeho zneužití. Stejně tak je nutné vzít na vědomí, že certifikáty mají platnost tři roky a poté si musí poplatník vygenerovat a nahrát do zařízení nový certifikát.
3. Zařízení k evidenci tržeb
Poslední částí k přípravě na evidenci tržeb je zajistit systém/ /zařízení k samotné evidenci tržeb.
Základní varianty, jaké poplatník má, jsou následující:
3.1. EET v účetním SW
Nejjednodušší a nejpřímější cesta.
Pokud používaný účetní systém umožňuje rovnou komunikaci s EET servery MF ČR, jde o nejsnazší variantu. Stačí dle pokynů dodavatele do účetního systému nahrát certifikát, zadat heslo certifikátu a ověřit si, při jakých dokladech systém zaeviduje tržby.
Většina účetních SW nabízí EET modul v rámci standardního licenčního poplatku.
3.2. Online pokladna pro evidenci tržeb
Druhou možností poplatníka je využít některou webovou aplikaci, která umí evidovat tržby.
Těchto řešení je na trhu mnoho, většinou s měsíčním poplatkem do 100 Kč, ale existují i řešení, která jsou plně zdarma. Vhodné jsou, pokud bude poplatník evidovat tržby z kanceláře (kde má k dispozici počítač a připojení k internetu).
Většina těchto řešení funguje tak, že po registraci (většinou stačí e-mail), dostane poplatník přístup do systému, kde musí vyplnit identifikační údaje pro evidenci tržeb (DIČ, ID pokladny, ID pokladního – volíte si sami) a může začít evidovat. Tato řešení často nabízí spoustu dalších služeb (např. řízení skladů, účtování na stoly, které jsou určeny např. pro gastronomické provozy), které již bývají dodatečně placené.
Je tedy nutné, aby si advokát našel řešení, které mu bude vyhovovat (existují i řešení, kde se po nastavení pouze zadá částka a rovnou dojde k evidenci bez dalšího klikání). K hledání stačí použít Google a projít několik prvních odkazů. Upozorňujeme na to, že je nutné si pročíst obchodní podmínky jednotlivých řešení, zvlášť pokud byste systém využívali na více než jen na evidenci tržeb a vkládali do něj více informací. Většina těchto systémů je provozována v cloudu, a to často i mimo ČR/EU.
3.3. Aplikace do mobilního telefonu
V obou hlavních obchodech s aplikacemi do mobilních telefonů existuje (i zdarma) několik aplikací na evidenci tržeb.
Je potřeba pamatovat na to, že je do aplikace v konkrétním telefonu nutné instalovat certifikát, což se většinou provádí přes privátní cloudová řešení (iCloud, Google Disk, One Drive), a tudíž je nastavení složitější než u běžné počítačové aplikace.
Po stažení a nastavení aplikace ji může poplatník volně používat, aplikace většinou tisknou účtenky přes bluetooth tiskárnu (malé zařízení do kapsy), kterou by měl poplatník mít připojenou k telefonu, nebo generují účtenky do e-mailu.
Toto řešení je vhodné, pokud budete evidovat v terénu menší počet účtenek.
3.4. Pokladní zařízení
Nejrobustnější a nejdražší řešení.
Pokud by advokát trval na tradičním řešení, je možné se poohlédnout po fyzických pokladnách, na kterých je možné evidovat tržby. Těchto zařízení je na trhu mnoho a primárně jsou zaměřeny na maloobchod. Je tedy možné sehnat zařízení s váhou na potraviny, ale i pro advokáty vhodnější zařízení, která vypadají jako kalkulačky a jen se do nich při evidenci zadává částka.
Je potřeba počítat s tím, že tato zařízení jsou nákladnější (pořizovací cena se pohybuje od 5 000 Kč) a často se platí i měsíční poplatek za podporu a aktualizace.
3.5. Webové stránky pro občasnou evidenci bez registrace
Lze najít webové stránky, kde je možné kdykoli zaevidovat tržbu bez poplatku a registrace do nějakého systému. Zde vždy poplatník zadá znovu veškeré potřebné údaje, vloží certifikát z disku počítače a nechá webovou stránku zaevidovat tržbu.
Jde o vhodné řešení, pokud očekáváte, že budete evidovat jen výjimečně. Opět je potřeba vzít v potaz obchodní podmínky těchto webů a také doufat, že svou bezplatnou činnost neukončí v době, kdy to budete potřebovat.
4. Nastavení smluvních vztahů (eviduji za někoho jiného, někdo jiný eviduje za mě)
Evidování tržeb nemusí bezpodmínečně vždy provádět ten poplatník, jemuž evidovaná tržba plyne jako jeho příjem z podnikání. Zákon č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb (dále jen „zákon o EET“), v některých případech výslovně umožňuje, resp. předpokládá, že tržby bude evidovat jiný poplatník daně z příjmů než ten, jemuž plynou evidované příjmy (tržby).
V zásadě se v praxi mohou vyskytnout tyto situace:
• Přímé zastoupení při evidenci tržeb
– Pověření k evidenci tržeb
– Zmocnění k evidenci tržeb
• Nepřímé zastoupení
Zákon o EET výslovně zmiňuje možnost pověření k evidencí tržeb (§ 9 zákona o EET) a provádění evidence tržeb tzv. nepřímým zástupcem (§ 8 zákona o EET). Z metodiky k zákonu o EET vyplývá, že finanční správa považuje pověření za určitou formu přímého zastoupení a vedle něj připouští i evidenci tržeb v zastoupení na základě soukromoprávní plné moci. Evidování tržby v zastoupení na základě plné moci je – na rozdíl od pověření – orgány finanční správy považováno za evidování prováděné přímo zmocnitelem, tedy poplatníkem, který má evidenční povinnost (zmocněnec používá údaje a certifikát zmocnitele). Odpovědnost za řádnou evidenci tržeb nese pouze zmocnitel.
5. Pověření k evidování tržeb
Každý poplatník, jemuž plynou evidované tržby, může pověřit evidováním tržeb jiného poplatníka. Není přitom rozhodné, zda tento pověřený poplatník má sám evidenční povinnost či nikoli. Obsah a formu pověření zákon o EET však blíže neupravuje. Je ovšem důležité mít na paměti, že udělením pověření se poplatník nezbavuje odpovědnosti za případné porušení povinnosti podle zákona o EET, kterého se dopustí pověřený poplatník, a za takové porušení odpovídá vedle něj.
Pověřen evidencí tržeb ve smyslu zákona o EET nemůže být zaměstnanec poplatníka. Zaměstnanec, který provádí evidenci tržeb zaměstnavatele, je za případné nedostatky ve své práci odpovědný podle pracovněprávních předpisů.
Pokud jediná tržba plyne několika poplatníkům společně (tj. stává se jejich spoluvlastnictvím, případně se mezi poplatníky rozděluje až následně), mohou pověřit evidováním takových tržeb jednoho z nich. Své individuální tržby, které podléhají evidenci, mohou tito poplatníci evidovat buď sami, nebo jejich evidováním mohou pověřit toho z nich, který již eviduje jejich společné tržby (anebo také jiného poplatníka).
Poplatník, který byl pověřen evidováním tržeb za jiného, musí v datové zprávě o evidované tržbě v položce DIČ poplatníka uvádět své DIČ, v položce DIČ pověřujícího poplatníka pak uvádí DIČ poplatníka, za kterého tržby eviduje (při evidování společných tržeb se tento údaj nevyplňuje). Dále je v datové zprávě pověřený poplatník povinen uvádět svou provozovnu a k podpisu datové zprávy rovněž použije svůj certifikát. Na daňovém portálu pak budou evidované tržby zobrazeny jak u pověřujícího, tak u pověřeného poplatníka, nejde-li o evidování společných tržeb. Společné tržby evidované pověřencem se zobrazují jen u pověřeného poplatníka, který musí být schopen správci daně prokázat, komu a jaká část takto přijatých tržeb plyne.
6. Nepřímé zastoupení
Poplatník, který jedná jako tzv. nepřímý zástupce, tedy svým jménem na účet jiného poplatníka (např. typicky na základě komisionářské smlouvy), je zásadně povinen tržbu plynoucí z takového jednání evidovat sám vlastním jménem a na svou odpovědnost. Naopak poplatník, pro kterého je tržba zcela či zčásti přijímána, tuto tržbu neeviduje. Evidující poplatník pak musí být schopen správci daně prokázat, jaká část z takto přijatých tržeb plyne jemu.
7. Způsoby výkonu advokacie a povinnost evidence tržeb
V prostředí advokacie bude konkrétní nastavení smluvních vztahů při provádění evidence tržeb záviset na zvoleném způsobu výkonu advokacie. V úvahu tedy opět přichází několik variant.
Zaměstnaný advokát
Předně je třeba připomenout, že evidenci podléhají pouze příjmy z podnikání. Při výkonu advokacie v pracovním poměru (§ 15a a násl. zák. o advokacii) povinnost evidence tržeb u advokáta odpadá, jelikož příjem ze závislé činnosti nepodléhá evidenci.
Samostatný advokát
Z výše podaného výkladu především vyplývá, že jeden advokát vykonávající advokacii samostatně („samostatný advokát“) či několik samostatných advokátů může pověřit jiného samostatného advokáta, resp. jednoho z nich, aby evidoval tržby pověřujícího advokáta, resp. advokátů.
Sdružení, společnost
Při výkonu advokacie ve sdružení na základě smlouvy o společnosti dle občanského zákoníku § 14 zák. o advokacii ve spojení s § 2716 a násl. zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jako „společnost“), je třeba mít na paměti, že společnost nemá právní osobnost, a tudíž veškeré tržby přijímané společníky, které podléhají evidenci, by měly být primárně evidovány tím společníkem, který konkrétní tržbu přijímá.
Společnost, resp. smlouvu o společnosti, zákon o EET výslovně neřeší, ačkoli i zde platí, že tržba přijatá některým ze společníků nemusí být nutně také jeho zdanitelným příjmem. Pro účely zdanění se totiž celkové příjmy a výdaje související s činností ve společnosti rozdělují mezi společníky buď rovným dílem, anebo dohodnutým poměrem. V okamžiku přijetí konkrétní tržby související s činností společnosti se tak fakticky jedná o společný příjem všech společníků, ovšem všichni současně tuto tržbu zaevidovat nemohou. Právě proto zde přichází v úvahu, aby byl evidováním tržeb vznikajících z činnosti společnosti pověřen pouze jeden ze společníků. Pověření osoby stojící mimo společnost evidováním společných příjmů není v této situaci možné (srov. § 9 odst. 2 zákona o EET).
V. o. s., k s., s. r. o.
Specifickým případem je výkon advokacie prostřednictvím účasti ve veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti nebo společnosti s ručením omezeným. Přestože pro účely zdanění příjmů je základ daně veřejné obchodní společnosti rozdělován do základu daně jednotlivých společníků, a případný zisk se nedaní u společnosti, ale až u jednotlivých společníků, pro účely evidence tržeb tento princip neplatí. Veřejná obchodní společnost, jejímž prostřednictvím její společníci vykonávají advokacii, je tedy povinna evidovat své příjmy z podnikání sama. Jednotliví společníci nejsou povinni tyto příjmy samostatně evidovat, přestože se z daňového hlediska jedná o jejich zdanitelné příjmy. Obdobná pravidla platí ohledně komanditní společnosti a jejích komplementářů. Také komanditní společnost je povinna sama evidovat veškeré své příjmy z podnikání, které podléhají evidenci, přestože z daňového hlediska je část těchto příjmů zdaňována jako příjem komplementářů (§ 6 odst. 3 zákona o EET). U společnosti s ručením omezeným podobné hybridní řešení není třeba a tržby podléhající evidenci eviduje nepochybně sama tato společnost.
Zmínit je třeba i právní režim spolupracujícího advokáta, který poskytuje právní služby na základě smlouvy o trvalé spolupráci pro jiného advokáta, pro společnost nebo pro zahraniční společnost. V tomto případě bude vznik povinnosti evidence tržeb záviset na obsahu smlouvy o trvalé spolupráci, konkrétně na tom, zda tržby, které podléhají evidenci a jsou přijímány spolupracujícím advokátem, jsou současně také jeho tržbami, či zda jde o tržby subjektu, s nímž trvale spolupracuje (to zejména v případě, kdy dle smlouvy poskytuje právní služby jménem tohoto subjektu).
V prvním případě by byl samozřejmě povinen k evidenci tržeb tento spolupracující advokát. Ve druhém případě musí být případně spolupracující advokát zmocněn (poskytuje-li právní služby jménem subjektu, s nímž uzavřel smlouvu) či pověřen (jedná-li vlastním jménem) evidencí tržeb subjektu, s nímž spolupracuje. Toto pověření může být buď součástí smlouvy o trvalé spolupráci, anebo samostatným právním jednáním. Není samozřejmě vyloučen ani opačný model, kdy tržby podléhající evidenci, které jsou příjmem spolupracujícího advokáta, přijímá subjekt, s nímž advokát spolupracuje. V takovém případě může naopak spolupracující advokát pověřit právě tento subjekt, aby za něj tržby evidoval.
8. Odpovědnost spojená s evidencí tržeb v zastoupení
Jak bylo již uvedeno, poplatník, který k evidování tržeb pověřil jiného poplatníka, se pověřením nezbavuje odpovědnosti spojené s porušením povinností stanovených zákonem o EET. Dále pak je nutné připomenout, že i v rámci plnění povinností podle zákona o EET musí advokát a ostatní povinné osoby dbát na to, aby nebyla porušena povinnost profesní mlčenlivosti uložená zákonem. Tuto povinnost je třeba mít na paměti i při zajišťování evidence tržeb v zastoupení.
V praxi tedy je pověřující poplatník nucen k pečlivému výběru osoby, kterou evidováním svých tržeb pověří, a ideálně také k formálnímu smluvnímu zakotvení vzájemných práv a povinností mezi pověřujícím a pověřeným pro případ, že dojde ke vzniku deliktní odpovědnosti zaviněním pouze (či převážně) jednoho z účastníků vztahu. Samozřejmostí by měly být pro takový případ i smluvní sankce a ujednání týkající se povinnosti prevence vzniku škod a náhrady škody či jiné újmy.
9. Na závěr
Je třeba si uvědomit, že údaje ze systému evidence tržeb mohou být užity jako důkaz v daňovém řízení, a pro takový případ musí být poplatník schopen prokázat, že své povinnosti podle zákona o EET řádně splnil, případně vysvětlit nejasnosti a rozdíly oproti jiným zákonným evidencím. Nedostatečná péče věnovaná plnění povinností podle zákona o EET a nedbalý výběr osoby, která evidenci fakticky provádí, tak může mít negativní dopady i na daňovou zátěž poplatníka.
Mgr. JIŘINA PROCHÁZKOVÁ, LL.M., advokátka, Ambruz & Dark Deloitte Legal, s. r. o., advokátní kancelář
JUDr. JAKUB HLÍNA, advokát, Ambruz & Dark Deloitte Legal, s. r. o., advokátní kancelář