Právní úprava vzniku společností ve vybraných zemích EU

autor: Mgr. Thomas Rechberger, Ph.D., partner Taylor Wessing Česká republika a Mgr. Jana Marková, LL.M. Eur.
publikováno: 11.03.2019

V následujícím článku se se pokoušíme sestavit materiál, který porovnává jednotlivá pravidla a podmínky vzniku společností online nejen v České republice a Rakousku, ale i ve Francii, Německu, Nizozemsku, Polsku, Slovensku, na Ukrajině a ve Velké Británii. Předložené srovnání se zabývá vedle vzniku společností online také registračními poplatky za zápis, kontrolou totožnosti osob účastněných na zápisu a dalšími důležitými otázkami. Celý materiál byl sestaven z odpovědí zástupců příslušných evropských kanceláří Taylor Wessing.

1. Vznik společností online

Mnoho podnikatelů se v poslední době dotazovalo, zda může vzniknout v jejich zemi společnost online, anebo zda je k jejímu vzniku nezbytné, aby se určitá osoba dostavila osobně. Porovnáním právní úpravy je možné dospět k těmto závěrům:

Rakousko

V Rakousku nemůže společnost vzniknout výhradně online. V závislosti na právní formě společnosti je přinejmenším nutné podat písemnou notářsky ověřenou žádost na příslušný zemský soud. Notář ověřující podpis je povinen ověřit totožnost podepisující osoby, kterou může být zakladatel osobně nebo zastoupený na základě plné moci. Od roku 2017 je v Rakousku možné zapsat společnost do obchodního rejstříku bez notářského ověření. Na místo notáře může totožnost podepisující osoby ověřit a potvrdit zemskému soudu banka, která spravuje účet společnosti. Tento způsob je ovšem dosud jen málo využíván, jelikož ověřování totožnosti klientů bank je (kvůli „Know your client - poznej svého klienta” zásadám při otevírání bankovního účtu) mnohem komplexnější, než ověření totožnosti prováděné notářem.

Česká republika

V České republice nemůže společnost vzniknout výhradně online. Společnost s ručením omezeným (s.r.o. / spol. s r.o.) a akciová společnost (a.s. / akc. spol.) mohou v České republice vzniknout pouze na základě společenské smlouvy sepsané ve formě notářského zápisu a následného zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Veřejná obchodní společnost (v.o.s. / veř. obch. spol.) a komanditní společnost (k.s. / kom. spol.) mohou vzniknout pouze na základě společenské smlouvy a následného zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Společenská smlouva veřejné obchodní společnosti a komanditní společnosti sice nevyžaduje formu notářského zápisu, podpisy na smlouvě ale musí být úředně ověřeny. Notář sepisující notářský zápis nebo ověřující podpisy prověřuje totožnost přítomné osoby. Zakladatelé se přitom nemusí před notáře dostavit osobně, ale mohou se nechat zastoupit na základě plné moci. Nově založená společnost pak může být zapsána do rejstříku buď přímo notářem (s příslušným elektronickým přístupem do obchodního rejstříku) nebo příslušným rejstříkovým soudem.

Francie

Ve Francii může celý proces vzniku společnosti proběhnout online. Místní „formalisté” (osoby vykonávající činnost obdobné činnosti notáře) jsou pověřeni dokončením procesu zápisu společnosti před soudním úředníkem obchodního soudu.

Německo

V Německu nemůže společnost vzniknout výhradně online. Zakládající společníci společnosti se musí zúčastnit osobně nebo v zastoupení na základě plné moci založení společnosti ve formě notářského zápisu před německým notářem. Společnost právně neexistuje do té doby, než je zapsána do německého obchodního rejstříku. Žádost o zápis musí být podepsána všemi jmenovanými jednateli a podpisy notářsky ověřeny. Návrh na zápis je podán prostřednictvím německého notáře. Veřejná obchodní společnost (Offene Handelsgesellschaft  - OHG) na rozdíl od jiných forem společností sice vznikne již uzavřením společenské smlouvy, která nemusí být sepsána formou notářského zápisu, všichni společníci ovšem musí následně požádat o zápis společnosti do obchodního rejstříku.

Nizozemsko

V Nizozemsku nemůže společnost vzniknout výhradně online. Ke vzniku společnosti s ručením omezením, tedy „BV” (Besloten Vennootschap - soukromá společnost s ručením omezením) nebo „NV” (Naamloze Vennootschap - veřejná společnost s ručením omezeným) je třeba, aby se zakladatelé dostavili k notáři, který ověří jejich totožnost. Zakladatelé se nemusí k notáři dostavit osobně - ověření totožnosti zakladatelů pak proběhne na základě předložené notářsky ověřené kopie pasu a vyplněného formuláře. Společnosti se zapisují u nizozemské obchodní komory prostřednictvím notáře.

Osobní společnost vznikne uzavřením společenské smlouvy. Aby mohla být osobní společnost zapsána u hospodářské komory, musí zakladatelé prokázat svou totožnost osobně v jedné z kanceláří hospodářské komory nebo doložit úředně ověřenou kopii jejich (nizozemského) pasu a dokladu o svém bydlišti. Kvůli požadavku ověření totožnosti nemůže být celý proces vzniku společnosti proveden online.

Polsko

V Polsku mohou vzniknout online pouze následující formy společností: veřejná obchodní společnost (spółka jawna - sp.j.), komanditní společnost (spólka komandytowa) a společnost s ručením omezeným (spółka z ograniczona odpowiedzialnością - Sp. z o.o.). Následující formy společností je naopak třeba zapsat tradičním způsobem: sdružení s ručením omezeným (spółka partnerska - sp.p.), komanditní akciová společnost (spółka komandytowo-akcyjna – S.K.A.) a akciová společnost (spółka akcyjna – S.A.). Podstata online vzniku společnosti v Polsku spočívá v tom, že všechny nezbytné kroky se uskutečňují online pomocí předem stanovených formulací. IT systém, prostřednictvím něhož probíhá zápis společnosti, umožňuje výběr z různých standardizovaných kombinací a parametrů, ale neumožňuje individualizované vložení dat. Též většina změn ve struktuře společnosti a podílech společníků musí být provedena elektronicky. Společnost s ručením omezeným, která vznikla elektronickým způsobem, se liší od běžné společnosti s ručením omezeným – jedná se o zjednodušenou, ale téměř plně elektronickou a levnější verzi.

Online či tradiční zápis společnosti není zcela rozhodující pro určení, zda se provede ověření totožnosti společníků. V souladu s polským právem je ověření totožnosti provedeno i tím způsobem, že jsou dodrženy formální náležitosti společenské smlouvy. Obecně platí, že společenská smlouva všech typů kapitálových společností musí být vyhotovena formou úplného notářského zápisu, zatímco pro osobní společnosti zákon stanoví běžnou písemnou formu (s výjimkou komanditních společností).

Slovensko

Na Slovensku nemůže společnost vzniknout výhradně online. Slovenský obchodní zákoník vyžaduje notářské ověření podpisů společníků a v případě akciové společnosti (akciová spoločnosť - a. s. / akc. spol.) musí mít stanovy společnosti formu notářského zápisu. Společníci se proto musí osobně nebo v zastoupení dostavit před notáře. Kromě toho je vyžadováno, aby se jednatelé / členové představenstva společnosti osobně nebo v zastoupení dostavili na živnostenský úřad za účelem vydání živnostenského oprávnění k činnostem vykonávané společností.

Ukrajina

Na Ukrajině nemůže společnost vzniknout výhradně online. Co se týče nejčastěji využívané formy společnosti - společnosti s ručením omezeným (Товариство з обмеженою відповідальністю - TOB), je nezbytné podepsat zakladatelské dokumenty před notářem. Společnost může být poté zapsána do rejstříku buď prostřednictvím notáře (s příslušným elektronickým přístupem do obchodního rejstříku), registračního státního orgánu nebo soukromého poskytovatele.  Nejčastějším způsobem je zápis prostřednictvím notáře nebo příslušných úřadů. Jelikož na Ukrajině v současné době probíhá novelizace korporátního práva, probíhají od června 2018 v této oblasti určité změny.

Velká Británie

Ve Velké Británii může celý proces vzniku společnosti proběhnout online prostřednictvím webové stránky vlády, a to během 24 hodin. 

2. Registrační poplatek za zápis a jeho výše

Mnoho podnikatelů se v poslední době dotazovalo, kolik stojí registrace společnosti v jednotlivých zemích EU. Porovnáním právních úprav je možné dospět k těmto závěrům:

Rakousko

V Rakousku se hradí soudní poplatek (poplatek za podání návrhu a poplatek za zápis) za každé podání na obchodní rejstřík. Čím více údajů je do rejstříku zapisováno (společníci, jednatelé, výše základního kapitálu atd.), tím vyšší jsou poplatky. Kupříkladu poplatek za zápis společnosti s ručením omezeným s jedním společníkem a jedním jednatelem činí EUR 370.

Česká republika

V České republice činí poplatky za první zápis společnosti do obchodního rejstříku 12 000 Kč (cca EUR 460) v případě akciové společnosti a 6 000 Kč (cca EUR 230) v případě ostatních obchodních společností.

Francie

Ve Francii činí poplatky za zápis společnosti do obchodního rejstříku příslušného obchodního soudu zhruba EUR 100. Dodatečné náklady vztahující se ke zveřejnění zápisu v právním věstníku činí okolo EUR 300.

Německo

V Německu činí soudní poplatky za registraci společnosti s ručením omezeným EUR 150 EUR 300 za registraci akciové společnosti a EUR 100 za registraci osobních společností (pokud mají maximálně 3 společníky).

Nizozemsko

V Nizozemsku se hradí jednotný poplatek ve výši EUR 50 za zápis všech typů obchodních společností.

Polsko

V Polsku se za zápis právnické osoby do rejstříku podnikatelů v rámci Národního obchodního rejstříku platí jednotný poplatek ve výši PLN 500 (cca EUR 115). V případě online zápisu veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti či společnosti s ručením omezeným se hradí jednotný poplatek ve výši PLN 250 (cca EUR 60). V obou případech se navíc platí poplatek ve výši PLN 100 (cca EUR 23) za oznámení v právním a soudním věstníku, dohromady činí tedy registrační poplatky PLN 600 (cca EUR 140) za tradiční zápis a PLN 350 (cca EUR 80) za online zápis.

Slovensko

Na Slovensku činí poplatky za zápis společnosti EUR 750 v případě akciové společnosti a EUR 300 v případě ostatních společností. Je-li podán návrh na zápis společnosti elektronicky, poplatek za zápis společnosti se snižuje o 50 % (tedy EUR 375 / EUR 150).

Ukrajina

Na Ukrajině je zápis společnosti bez poplatků, ledaže by žadatel požádal o zrychlený postup. EUR 35 se hradí za zápis do 6 hodin a EUR 80 za zápis do 2 hodin. Jakékoliv dodatky nebo změny (v případě chyby žadatele) vyžadují uhrazení pevně stanovených poplatků.

Velká Británie

Ve Velké Británii se výše poplatků odvíjí od formy podání žádosti. Za standardní papírové podání se hradí GBP 10, v případě zápisu v tentýž den GBP 50. Elektronické podání stojí GBP 13, v případě zápisu v tentýž den GBP 30. 

3. Kontrola totožnosti osob zúčastněných na zápisu společností s ručením omezeným

Rakousko

V Rakousku při založení společnosti s ručením omezeným musí všichni společníci podepsat společenskou smlouvu vyhotovenou ve formě notářského zápisu, a to buď osobně, nebo osobou na základě zvláštní plné moci udělené za tímto účelem s úředně ověřeným podpisem. V každém případě je v tomto procesu zapojen notář, který musí ověřit totožnost podepisující osoby / podepisujících osob, a to kontrolou jejich občanského průkazu (cestovního pasu). Při zápisu společnosti musí jednatelé podepsat návrh na zápis společnosti, přičemž jejich podpisy musí být úředně ověřeny.

Česká republika

Stejně jak v Rakousku provede v České republice notář kontrolu totožnosti jednak při sepisu notářského zápisu o založení společnosti s ručením omezeným, jednak při podpisu návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku budoucími jednateli společnosti; návrh obsahuje kromě jiného (i) notářský zápis o založení společnosti (společenskou smlouvu), (ii) plnou moc budoucích jednatelů a zakladatelů, (iii) výpis z trestního rejstříku zakladatelů/společníků, (v) potvrzení banky o splacení základního kapitálu, (vi) živnostenská oprávnění, (vii) prohlášení správce vkladu, atd.

Francie

Probíhá-li proces zápisu společnosti online, je pouze třeba, aby místní „formalisté” (osoby vykonávající činnost obdobné činnosti notáře), dokončili proces zápisu společnosti před soudním úředníkem obchodního soudu. Ověření totožnosti „formalisty“ se nevyžaduje.

Německo

V Německu každý zákonný zástupce (tedy jednatelé, členové představenstva nebo jiné osoby oprávněné zastupovat společnost) musí podepsat návrh na zápis společnosti a podpis musí být notářsky ověřen (tzn. notář na základě občanského průkazu nebo cestovního pasu osvědčí, že uvedená osoba před ním podepsala daný dokument).

Nizozemsko

Ke vzniku společnosti s ručením omezením, tedy „BV” (Besloten Vennootschap - soukromá společnost s ručením omezením) nebo „NV” (Naamloze Vennootschap - veřejná společnost s ručením omezeným) je třeba, aby se zakladatelé dostavili k notáři, který ověří jejich totožnost. Zakladatelé se nemusí k notáři dostavit osobně - ověření totožnosti zakladatelů pak proběhne na základě předložené notářsky ověřené kopie pasu a vyplněného formuláře (data card). Společnosti se zapisují u nizozemské obchodní komory prostřednictvím notáře.

Polsko

V Polsku existuje několik možností v souvislosti s typem zápisu.

Online zápis je umožněn pouze prostřednictvím

- zaručeného elektronického podpisu s kvalifikovaným osvědčením (podpis s kvalifikovaným osvědčením je e-podpis podporovaný kvalifikovanými osvědčeními ve smyslu e-podpisu dle směrnice EU (1999/93/EC)) nebo

- podpisu certifikovaného zabezpečeným profilem ePUAP (tj. elektronické platformy služeb veřejné správy), jedná se o polskou celostátní platformu pro komunikaci mezi občany a veřejnou správou jednotným a standardizovaným způsobem, přičemž zabezpečený profil ePUAP je způsob potvrzení totožnosti v elektronickém kontaktu s veřejnou správou. Za účelem získání profilu je nezbytné:

o zaregistrovat se u ePUAP platformy;

o vyplnit žádost na založení profilu;

o potvrdit totožnost prostřednictvím:

 návštěvy určitého místa (banka nebo správní úřad) za účelem potvrzení profilu a totožnosti; nebo

 využití elektronického podpisu zmíněného výše;

 nebo přihlášení se přes bankovní účet.

Jakmile je registrace dokončena, občan se přihlásí na www.epuap.gov.pl, vybere službu, kterou by chtěl používat, podá žádost na zápis společnosti do rejstříku, podepíše ji zabezpečeným profilem, a následně zašle žádost příslušnému úřadu. Ve výsledku je totožnost každého, kdo podává návrh na zápis společnosti, prověřena v rozsahu podobném úřednímu ověření podpisu. 

Prostřednictvím zaručeného elektronického podpisu či podpisu prostřednictvím profilu ePUAP lze v případě online zakládané společnosti podepsat nejen návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku, ale též společenskou smlouvu a většinu rozhodnutí orgánů společnosti (např. svolání valné hromady, jmenování a odvolání jednatele). 

Při tradičním zápisu obecně platí, že společenská smlouva musí být u všech typů kapitálových společností vyhotovena formou úplného notářského zápisu. Notář přitom ověřuje totožnost osob zúčastněných na zápisu. 

Slovensko 

Na Slovensku totožnost ověřuje notář, který ověřuje podpisy společníků nebo který sepisuje notářský zápis (totožnost se prokazuje předložením průkazů totožnosti notáři). Adresa se neověřuje.

Ukrajina

Na Ukrajině notář, který ověřuje podpisy na zakládacích dokumentech, vyžaduje za účelem ověření totožnosti předložení cestovního pasu a notářský zápis včetně informace o adrese registrující osoby. Kopie dokladu totožnosti je notářem uchována.

Velká Británie

Ve Velké Británii neprobíhá žádná kontrola v souvislosti se založením společnosti. 

4. Udělení souhlasu jednatelů a společníků s jejich zápisem do obchodního rejstříku

Rakousko

V Rakousku se žádný speciální souhlas se zápisem společníka či jednatele nevyžaduje. Při založení společnosti s ručením omezeným musí všichni společníci podepsat společenskou smlouvu ve formě notářského zápisu a jednatelé musí podepsat návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku. Jejich souhlas je tedy dán konkludentně.

Česká republika

V České republice jednatelé udělují souhlas se svým zápisem do obchodního rejstříku v čestném prohlášení, ve kterém též potvrzují splnění zákonných podmínek pro výkon funkce jednatele. Podpis na čestném prohlášení je úředně ověřen. Společníci udělují svůj souhlas konkludentně tím způsobem, že podepíší společenskou smlouvu ve formě notářského zápisu.

Francie

Ve Francii podepisují všichni společníci originál společenské smlouvy. Každá osoba jmenovaná do funkce orgánu společnosti musí dále podepsat prohlášení o souhlasu se jmenováním, spolu s osvědčením o trestní bezúhonnosti.

Německo

Německý obchodní rejstřík nezjišťuje souhlas jednatelů či společníků s jejich zápisem. Jelikož každý zástupce jako např. jednatelé společnosti musí osobně před notářem podepsat návrh na zápis společnosti do rejstříku, je toto jednání považováno za udělení souhlasu.

Nizozemsko

V Nizozemsku udělují souhlas se svým zápisem jak jednatelé, tak společníci, a to před notářem.

Polsko

Vzhledem k tomu, že společníci žádají o zápis společnosti, jejich souhlas se předpokládá implicitně. Co se týče statutárního orgánu, souhlas jeho členů se jmenováním a prohlášení o jejich doručovací adrese jsou povinnými náležitostmi, podpisy na těchto listinách však nejsou ověřovány.

Slovensko

Na Slovensku udělují jednatelé a společníci souhlas se svým zápisem pouze nepřímo. Společníci musí podepsat společenskou smlouvu, jednatelé musí vyhotovit prohlášení s podpisovým vzorem a žádost o zápis společnosti do obchodního rejstříku. Žádný zvláštní souhlas ani potvrzení však není vyžadováno.

Ukrajina

Dokumenty přikládané k žádosti o zápis společnosti včetně protokolu ze schůze zakladatelů a stanov obchodní společnosti musí být podepsány společníky (nebo jmenovanými zástupci) a ověřeny notářem. Od jednatele není vyžadováno žádné jednání pro účely vzniku společnosti, pouze osobní údaje o něm.

Velká Británie

Je-li návrh na zápis podán v papírové podobě, musí jeden jednatel formulář s žádostí o zápis společnosti podepsat a každý společník musí podepsat společenskou smlouvu. Je-li návrh na zápis podán elektronicky, je třeba ve formuláři označit políčko „souhlas s jednáním”, čímž jednatelé souhlasí s podáním. Každý společník následně podepíše společenskou smlouvu tím, že poskytne tři osobní údaje.